案件信息管理指引

一、总则

1.为了保证团队对案件信息的及时收集和有效管理，加强对案件的全程跟踪，提升服务的及时性和有效性，切实维护客户利益，防范办案风险，特制订本指引。

2.凡是团队成员处理的团队任何事务均必须遵守本信息管理指引。

3.案件信息管理必须坚持及时原则，任何有关案件进展的信息，均应当及时收集、上传、处理、反馈和查看。

4.团队事务处理的进展情况必须依据本指引及时向团队反馈。

二、案件信息管理平台

1.团队负责人设立“案件信息管理群”，该平台专门用于团队案件信息的收集与管理。团队负责人是该案件信息管理群的最终管理者和责任人。

2.团队所有成员必须加入案件信息管理群，并遵守案件信息管理群的管理规定。

3.团队秘书是案件信息管理群的日常管理者、维护者，是案件信息的直接管理者。

4.团队成员必须配置能够有效使用案件信息管理群的手机或其他终端设备，保证能够随时上传案件相关信息并查看团队发布的案件信息。

5.团队成员必须保持经常查看案件信息管理群的习惯，不得以没有查看案件信息管理群或没有查看到相关信息为由主张免除办案责任。

6.案件信息管理群只负责案件信息的上传和收集，任何成员不得在该群内发布其他无关信息。

7.团队成员无论因何理由离开团队，团队秘书均应及时将该成员移出案件信息管理群。

8.团队成员对案件信息管理群中发布的案件信息负有保密义务，该等信息只能向团队批准的人员发布。

9.对需要特殊保密的事项，非经团队负责人批准不得在案件信息管理群中发布。

10.对于根据具体案件的需要而设立的项目管理群，团队成员应当与案件信息管理群同时使用，不得以相关信息上传了项目管理群为由不按本指引上传信息。

三、信息的收集与上传

1.团队任何成员在获得如下信息后，均应当在一小时内将相关信息上传至案件信息管理群：

（1）案源信息；

（2）与客户或潜在客户的接洽信息；

（3）客户提交资料或向客户提交资料的信息；

（4）法庭要求提交资料或向法庭提交资料的信息；

（5）各阶段的立案、举证、财产保全、证据保全等有关涉及客户利益的信息；

（6）收到各阶段判决、裁定、通知等法院及仲裁机构送达的法律文书的相关信息；

（7）其他有关涉及客户利益和团队风险的相关信息。

2.就本指引1条款规定的事项上传的信息，应当包括如下内容：

（1）客户名称；

（2）案由；

（3）信息的主要内容（尤其是涉及客户利益和团队风险的时限和期间）；

（4）获得信息的时间；

（5）需要特别提示注意的事项。

3.在上传信息时，应当对涉及客户利益和团队运作风险的事项进行特别提示。

4.在上传信息时，如有必要应当同时上传相关图片。

5.上传的信息较为复杂，或难以通过上传信息对相关事项进行充分准确说明的，应当再通过电话或邮件告知项目负责律师或团队负责人。

四、案件信息管理

1.团队秘书应当及时下载并整理发布在案件信息管理群中的信息，并将信息分成如下三类：

（1）案源信息类；

（2）案件管理类；

（3）客户沟通类。

2.团队秘书应当按照事务所的规定及时将案件信息管理群中的信息上传至事务所的信息管理系统。

3.团队秘书应当及时、反复提醒案件的经办律师，对获得的案件信息进行处理，直到经办律师将案件信息处理完毕。

4.团队秘书应当及时、反复提示需要由客户处理的信息，直至客户按规定处理完毕。如果团队秘书不便于直接与客户联系，应当反复提示经办律师监督客户处理相关信息。

5.对如下信息，团队秘书和团队经办人员必须专项管理并反复提示客户，同时以书面的形式告知客户相关风险：

（1）举证时限；

（2）财产保全存续期限及延长手续的办理；

（3）上诉期限及上诉费的交纳；

（4）执行期限；

（5）申请再审的期限；

（6）其他涉及客户重大利益及重大风险的事项。

五、其他

1.本指引仅供团队内部使用。

2.凡是不按本指引处理案件信息，导致案件事故的，均按事务所的规定处理。

3.团队各成员在使用本指引期间，应当注意收集各方反馈信息及执行效果，并总结经验，以便于对本指引不断进行升级。